情報共有から働きがい向上まで？従業員向け社内アプリのメリット・活用事例と開発費用の考え方

スマートフォンのネイティブアプリは一般的に BtoC 市場で収益を上げる手段として取り上げられることが多いです。しかし、近年では社内での課題解決に向けたツールとして社内連絡・コミュニケーション機能などを搭載した「社内アプリ（従業員向け情報共有アプリ）」が注目されています。

社員のみに向けてリリースするアプリは、企業内部の業務効率化や従業員のエンゲージメント（モチベーションや定着率）の向上にも役立つことが実証されています。本記事では実際に活用されている事例、基本的な機能やおすすめの機能、メリットと費用感などについてまとめて解説します。

1. 従業員向け社内アプリとは

すべて通称なので、「従業員向けアプリ」「社内報アプリ」「社内連絡・情報共有アプリ」などさまざまな表現・文脈で語られますが、搭載されている機能は共通しています。※本記事では主に「社内アプリ」と表記させていただきます。

自社の従業員・パートスタッフなどに利用してもらうアプリのうち、「情報共有」「業務効率化」を目的として導入するアプリです。社内のコミュニケーションにおける課題を解決することで社内活性化につながり、従業員のエンゲージメント（モチベーション）を高めることも大きな目的となります。

開発費用・運用費用の章で後述しますが、最初に導入する際は

• 全従業員向けの社内連絡アプリ（社内報アプリ）
• 営業マン用の業務アプリ（顧客情報共有アプリ）

のどちらかがメインとなることが多いです。

社内アプリを導入することで、従業員の働きがいの向上や業務効率化などのメリットがあります。

2. 欠かせない機能と、従業員エンゲージメント向上のためにおすすめの機能

従業員のエンゲージメントを高めるために欠かせない重要なメイン機能 3 つと、社内アプリを導入する際におすすめの機能 2 つをご紹介いたします。

[社内アプリのメイン機能 1] 情報共有・報告のための掲示板および社内報

社内の動き・マニュアル・顧客情報・売上報告など、社内で散らばりやすい情報をアプリを通じて共有できます。

掲示板機能は、社内アプリとして非常にさまざまな用途に活用できます。

さらに、紙媒体の社内報や製品資料・カタログ、マニュアルをデジタル化することで、ペーパーレス化が進み、紙資源の削減にもつながります。マニュアルの更新も、アプリへ再アップロードするだけで簡単に展開できるため、再印刷や再配布の手間がなくなり、業務効率が大幅に向上します。

トピックやカテゴリごとに情報を蓄積でき、必要なときに検索できる

社内でチャットツールを使うことで情報が共有されやすくはなりますが、チャットツールでは重要な情報のストック（必要なときにすぐに確認できる状況）が難しいという弱点があります。

一方的な配信の社内報機能というよりは、情報を「新商品情報」「インシデント報告」「顧客ごとの営業報告」「マニュアル」「日報」「社内報」などのカテゴリに分類して蓄積する掲示板機能にすることで、情報の整理が容易になり、必要なときにスムーズに検索できます。

例えば、病院の現場では院長が休暇中でも、現場のスタッフはアプリを通じて院長が残したメモや重要な指示を即座に確認できます。また、企業の採用試験時には採用担当と現場担当者間で応募者の情報を共有し、選考の状況とこれまでの経緯を確認しながら連携して業務を進めることも可能です。

閲覧範囲・権限を設定可能

掲示板機能では、閲覧権限を設定することも重要です。

例えば、多店舗展開している小売店・飲食店の場合は、店舗責任者以上の役職者に限定したスレッドを作って各店舗の売上を共有し、経営陣が対策を練ることができます。

また、特定の店舗に所属するスタッフのみが投稿できるスレッドを作ることで、店舗内の連絡やシフトの共有などにも活用できます。

[社内アプリのメイン機能 2] 感謝を伝えるサンクスカード

サンクスカード機能では、テンプレートを利用して、アプリ上から感謝の気持ちを気軽に伝えることができます。

この機能を通じて、従業員は役職や人数に関係なく、互いに感謝の気持ちを送り合う文化を育むことができます。サンクスカードを効果的に活用することで、下記のような効果を得ることができます。

従業員のモチベーションアップにつながる

もらうだけでも嬉しいものですが、サンクスカードを（多く）受け取った従業員にはインセンティブを付与するなど特典も設けることで、従業員のモチベーションをさらに高めることが期待できます。

この取り組みによって感謝の輪が広がり、社員同士の関係性がより強固になります。

社内評価の基準にもでき、採用コスト削減につながる

アルバイトやパートタイムの従業員が多くのサンクスカードを受け取った場合、その従業員を正社員として登用するといった工夫もできます。

また、社内でサンクスカードの内容やもらった数が多いスタッフを発表することで、従業員が「どのような行動や姿勢が企業や仲間にとって価値あるものか」を理解し合う良い機会となり、感謝しあうという雰囲気、社内のカルチャーを浸透させられます。

下記のコミュニケーション機能と組み合わせて従業員にとって働きやすい雰囲気、カルチャーを作ることができた場合は、従業員の定着率が上がったり、友だちにアルバイトや転職をおすすめする流れが増えることで採用コストを削減できたりというメリットもあります。

[社内アプリのメイン機能 3] 連絡のためのコミュニケーション機能

社内連絡・情報共有アプリを全従業員に定着させるためには、コミュニケーションのハードルを下げることが重要です。

社内報や、経営陣がスタッフに向けて発信するブログなどのコンテンツは、人によってはコメントを書き込みづらいものになります。興味のあるトピックに「いいね」やスタンプのみでリアクションできるようにすることで、SNS 感覚でカジュアルに利用できるようになります。

チャット機能は社内アプリに組み込むか要検討

社内の細かい連絡・チャットは

• 日常の連絡は ChatWork, LINE WORKS などを利用し、あとから見直す可能性がある報告・連絡は社内アプリの掲示板機能を利用する（チャットツールではアプリ内で情報共有をした上でリンクを貼る運用）
• 社内アプリの機能として組み込み、すべての連絡を社内アプリで行う

という 2 パターンがあるので、システムに投資できる予算や自社の業務フローに最適なものを選択することが重要です。

後者の場合はさらに業務効率が上がりますが、社内アプリの開発費用・運用費用は上がります。

[社内アプリのメイン機能] その他

• 社員紹介
• 部署紹介
• 部活・サークル紹介
• 製品カタログなどの PDF アップロード

これらはアプリとしては実装コストが低いため、上記のような機能を持つ社内アプリを導入する場合は問題なく扱えると考えても構いません。

また、マニュアルや動画の掲載もニーズが高い機能ですが、どこまで実装するかは企業によって異なります。社内アプリおよび管理画面に動画アップロード機能を持たせるか、マニュアルの作成・編集をどこまで行えるようにするかなどは業務フローを考慮した設計が重要です。

[社内アプリのおすすめ機能 1] ワークフロー

社内の手続き依頼、稟議・発注などで行う「申請 → 承認 → 決裁」のようなフローをアプリ上で行う機能です。流れとしては、承認依頼を出し、上長や担当部門から承認を受けるというプロセスが一般的です。

契約まわりのほか、

• 有休や残業の申請
• 入社手続き申請
• PC の持ち出し利用申請
• MTG ルーム利用申請
• 福利厚生利用申請
• 経費申請

といった使い方もあり、少しアレンジするとタスク管理（進捗管理）機能にも応用できます。

社内アプリにワークフロー機能を導入することで、紙書類を書いたり専用フォーマットの Excel や Word ファイルに記載したりといった申請作業がデジタル化され、業務効率が大幅に向上します。

実装のパターンとしては

• 申請フォームなどを別途作り、社内アプリのわかりやすい箇所にリンクを集める
• 社内アプリにワークフロー機能をつけ、申請があった際に決済・承認の担当者にプッシュ通知を飛ばすなど高度な実装を行う

という 2 パターンあります。もちろん後者のほうが業務効率化につながりますが、開発・運用費用が高くなるため、社内申請のリンク集を社内アプリで実装するという事例も増えています。

また、契約などの機密情報を伴わない社内申請のみの場合、LINE ミニアプリのチャット bot でカルーセル型の選択肢を返すという実装も可能です。

[社内アプリのおすすめ機能 2] 目安箱（アンケート）

経営部門や人事部宛に、匿名または記名でアンケートを送信する機能も活用の幅が広いです。

社内アプリに「アンケート」機能を導入するメリットは主に 3 つあります。

• 従業員の声を、普段あまり関わることのない経営陣まで届けることができる
• 声を挙げづらいハラスメント報告ができる
• 従業員がメンタルや体調を壊す前にケア担当へ相談することも可能になる(人事部が各個人のメンタルを把握し対処できるようになる)

経営陣が社内の課題を把握できるほか、人事部門は社内トラブルの早期対応が可能になることで、従業員の離職回避にもつながります。

3. 社内連絡・情報共有をスマートフォンアプリとして構築するメリット

社内アプリをスマートフォンアプリとして構築するメリットは、大きく分けて 3 つあります。

3-1. 従業員に使ってもらいやすい

全従業員にパソコンを支給していない場合、各事業所に共有のパソコンが 1 台しかない場合などは、社内の情報にアクセスできる時間や人数に制限が生じます。しかし、アプリにすることでスマホを持つ全従業員に利用してもらうことができるようになります。また、パソコンが得意でなくてもスマホアプリであれば日常生活で何かしら利用している方が多いので、情報閲覧や投稿へのリアクションのハードルが下がるといえます。

それでもアプリに抵抗がある従業員が多い場合は、若いスタッフが多い部門や IT リテラシーが高い部門など、アプリと親和性の高いチームから導入を始めるのが効果的です。先行して導入した部署などの成功例を共有しつつアプリの利用を促す説明会を実施することで、より多くの従業員にアプリを浸透させることができます。

3-2. プッシュ配信などでタイムリーな情報を速く・正確に伝えられる

Web で社内ポータルサイトを構築する場合に比べると、ネイティブアプリはプッシュ通知機能を活用して周知が必要な情報を迅速に従業員へ伝えられることがメリットです。

社内アプリにおいてプッシュ配信する内容は多岐にわたります。下記に例を挙げてみましたが、配信内容は企業によって様々です。

• 重要なお知らせや最新資料を配信したとき
• インシデントが発生した現場スタッフから管理部門や上長に報告があがったとき
• 新規のタスク依頼や申請の承認依頼があったとき
• タスクの完了報告や申請の承認が下りたとき
• 掲示板の投稿に返信コメントやリアクションがあったとき
• イベントや勉強会の告知があるとき
• 社員食堂の献立、日替わりメニューなどを告知するとき
• 施設点検日の連絡をするとき

また、社内アプリを利用している従業員の負荷にならないように業務時間外や休日には配信しない（受け取らない）などという工夫もできます。

特に、外回りが多く帰社頻度の低い営業や現場での作業担当者、また、出勤頻度が少ないパートやスタッフが多く在籍する企業では、アプリのプッシュ通知を利用することで、必要な人に必要な情報を即座に届けることができます。また、アプリを作りこむことで、例えば日報報告連絡時に、画像を付けたプッシュ通知で連絡することも可能になります。

3-3. セキュリティ

Web と比較した際のメリットとしてプッシュ通知はよく挙げられますが、従業員向けアプリに業務の情報を集約することでセキュリティ面においても多くのメリットがあります。

• 退職者のアカウントを削除することで、関係者以外が社内情報に不正アクセスすることを防止できる（特に閲覧権限が必要な情報）
• 万が一、従業員が端末を紛失した場合でも、管理者がアカウントを即時停止することで情報漏洩を防ぐことができる
• モバイルデバイス管理（MDM : Mobile Device Management）の実施

※ MDM とは、社用スマートフォン端末を企業の管理下に置くことで、アプリのインストールやアンインストールを情報システム部門が遠隔で操作できる仕組みを表します。

利便性を考えてアプリだけでなく Web サイトも同時に展開する場合はセキュリティ面でやや脆弱性が出てきますが、その場合はパスワードやアプリ認証を入れるといった設計も可能です。

4. 社内アプリの活用事例

従業員向けのアプリを導入した企業の活用事例と、得られた効果についてご紹介します。

4-1. 社内報

運送事業や倉庫事業を展開している名豊興運株式会社では、月に一度、本社からの情報発信を紙媒体で行っていました。情報共有アプリを導入した結果、「安全に関する情報」、「社員インタビュー」、「社長メッセージ」など、様々なトピックにわけて随時発信することが可能になりました。

特に安全に関する情報では、営業所別の安全運転継続日数、ヒヤリハット情報、安全運転者の表彰など、交通安全に対する取り組みを積極的に発信しています。最初は担当者が中心でしたが、本社営業グループのメンバーも「日本一安全な物流会社を目指したい」という想いに共感し、積極的に投稿するようになったという効果が挙げられています。

出典：事故防止の発信を紙からアプリに変え、大きな事故が減少。名豊興運「日本一安全な物流会社」への挑戦（TUNAG）

4-2. 必要な情報を個々の端末へ配信

株式会社ハンズは、住まいや手作り関連の製品や道具などを幅広く取り扱う店舗を 90 以上運営している企業です。これまでは各店舗に 1 台ある社内用のパソコンから全従業員に情報が提供されており、部署や役職に応じた情報共有の効率化が課題でした。

そこで、従業員へ個別に配布されているスマートフォンに社内連絡アプリを導入することで、「管理職だけ」「店長だけ」などの区分で情報をセグメント化しつつ、重要な重要を効率よくできるようになりました。

出典：ハンズが取り組む、本部と店舗の「情報共有」と「タスク管理」をスマホアプリで効率化する方法（TUNAG）

4-3. 褒めあう文化を育むサンクスカード

株式会社 BP は、ウェディング事業を中心にホテルやレストラン・インテリアなど幅広いサービスを展開している企業です。 2,000 名以上の従業員が在籍しており、そのうち　1,000　名以上がアルバイトとして働いています。従業員の定着や育成を促進するために社内アプリを導入し、「サンクスカード」機能を有効活用しています。

サンクスカードは主に現場の社員からアルバイトへ送られることが多く、社員からの感謝や賞賛の言葉がアルバイトのモチベーションを高め、離職率の軽減に寄与しています。さらに、サンクスカードを表彰制度と連携させて、「送った人」と「受け取った人」を社内全体で称賛する文化を作りました。この文化により、アルバイト従業員の長期的な定着が促進され、口コミによるリファラル採用や、アルバイトから正社員への登用といったケースも増加しています。

出典：アルバイト定着率が30％改善、3ヶ月で300名採用：BPが「友達に紹介したくなるバイト先」を作るまで（TUNAG）

4-4. コミュニケーション機能

菊池建設株式会社は、公共施設やオフィス、医療施設、福祉施設など幅広い分野で建設実績を誇る企業です。全国に 7 つの拠点を持ち、常に 20 以上の現場でメンバーが分散して作業しているため、コミュニケーション不足が課題となっていました。コミュニケーション不足改善のために、社内連絡アプリを導入し、「全社共通のグループ」と「情報共有のグループ」の 2 つに分けてチャット形式でのメッセージのやり取りを行っています。

全社共通のグループでは、業務外の趣味や興味に関する投稿も行われるなど、社員同士の交流を促進しています。プライベートで利用する LINE に似た位置付けで、業務のコミュニケーションとは分けて使用されています。

情報共有のグループでは、現場の参考資料やクレーム、ミスなどの情報を投稿するために利用されています。この仕組みにより、リアルタイムでミスや問題を共有でき、属人的な業務を減少させるとともに、会議の場で情報共有する時間が節約できるなど、業務の効率化が図られています。

出典：孤立感を払拭して会社に一体感を 建設業界特有の悩みを解決したゼネコンのTalknote活用術とは？（talknote）

4-5. タスク依頼のワークフローを統一

株式会社シルバービレッジは、介護付き有料老人ホームを 4 施設運営し、従業員は 200 名以上在籍しています。社内コミュニケーションに LINE を使用したところ、ご入居者の個人情報が含まれるやり取りにおける誤送信や情報漏洩を防ぐため、情報共有アプリを導入しました。

「タスク管理機能」を活用しており、「誰に」「どんな」業務を「いつまでの期日で」依頼したのか一覧で確認できるようにしており、タスク完了報告も共有のスレッドで確認可能です。また、タスクが未完了の場合は自動的に通知が届くため、業務の漏れを防止することができます。

出典：全職員200名以上に導入！介護業界でペーパーレス化や業務効率化を実現するための使い方とは？（talknote）

5. 社内アプリの開発費用と、おすすめの作り方（サービスの選び方）

アプリ開発においては、どこまでの機能を実装するかによって初期費用・運用費用が変動します。の開発費用と、おすすめの作り方については以下のようなポイントがあります。

開発費用・初期導入について

従業員向けアプリの開発サービスでは、実装する機能や企業の規模（利用人数）に応じて費用が変わります。 s最初から大きく予算を投資できない場合も多いため、初期投資を最小限に抑えつつ、実際の利用状況や利用者からのフィードバックを元に機能を追加していけるサービスをおすすめいたします。

セキュリティ面の取り組み

社内アプリは社内社外を含めた個人情報を取り扱うため、適切な従業員に対して適切な情報を届けられるようにすることが大切です。例えば、決められた回数以上ログインに失敗した場合、ロックがかかる仕組みが用意されているか、または、二段階認証などのセキュリティ対策が講じられているかを確認することが重要です。

データ集計・分析機能

社内アプリ導入後、従業員がどのようなコンテンツを利用しているのかを把握することで、コンテンツの改善や使用頻度向上施策を考えることができます。そのため、「社内アプリ利用者（アクティブ）数」「各拠点ごとのタスク進捗率」「プッシュ通知に対するコメント数」などデータ分析までフォロー可能なサービス・ベンダーを選定することをおすすめいたします。社員向けアプリに限らず、スマホアプリはリリースした後も継続して使ってもらえるよう施策を講じることが重要です。

6. まとめ

従業員向け社内アプリは、情報共有や業務効率化、コミュニケーションの活性化を目的としたツールです。社内報・掲示板や感謝を伝えるサンクスカード、チャットやスタンプを活用したコミュニケーション機能を通じて、従業員同士のスムーズな連携やモチベーション向上を促進します。

スマホアプリとして提供されることで、居場所を問わず企業内の情報に素早くアクセス可能になります。また、紙媒体の資料を電子化することでペーパーレス化を推進し、プライベートで利用する LINE などのアプリと分けて使用することで、情報漏洩リスクを軽減するとともに業務効率化に大きく貢献します。

近年では、社内連絡・情報共有を目的とした Web/アプリ開発サービスが数多く開発されております。社内アプリ導入を検討時は、自社に適した機能を洗い出し、そのニーズにあったサービスを提供する企業を選定することが鍵となります。

BackAppでは、約 200 社の開発実績を元に、お手軽な価格で機能性・カスタム性を確保したアプリパッケージ「PASTA」を提供しています。 フルスクラッチ開発も手掛ける制作会社のため、従業員向けアプリサービスを手掛ける他社に比べて運用中に発生する「こんな機能が欲しい」「こんなデザインにしたい」といった要望に柔軟にお応えできる点が強みとなっています。

初期費用を抑えて社内プランを導入しつつ、社内のニーズに応じて柔軟に提案・拡張できますので、社内課題を解決するアプリを導入したいという場合はぜひ一度お気軽にご相談ください。